為滿足學(xué)科建設(shè)、出版機(jī)構(gòu)和研究者需要，近年來(lái)明清地方檔案的整理與出版如雨后春筍般涌現(xiàn)出來(lái)。在充分肯定這些成績(jī)的同時(shí)我們也注意到，由于缺少完備的行業(yè)規(guī)范與約束機(jī)制，導(dǎo)致明清地方檔案的整理方式與出版成果良莠不齊。當(dāng)前，數(shù)字化的文獻(xiàn)整理一時(shí)還難以全面展開(kāi)，紙質(zhì)出版仍是主要方式，文獻(xiàn)整理和出版至少可從以下三個(gè)方面加強(qiáng)管理與規(guī)范。

以案卷為單位，按“件”整理

上個(gè)世紀(jì)，對(duì)《巴縣檔案》《寶坻檔案》等地方檔案的整理，只做了案卷級(jí)的著錄和標(biāo)引，完成了案卷目錄，而未涉及卷內(nèi)每份文件。而現(xiàn)在對(duì)一些歷史檔案的文件級(jí)整理，卻隱去了案卷標(biāo)題，以致在利用時(shí)只能通過(guò)某一件文件的檔號(hào)去查閱同一卷檔案，十分不便。而在檔案整理過(guò)程中實(shí)行“以案卷為單位，按件整理”，能夠有效解決這些問(wèn)題。“以案卷為單位，按件整理”，是指檔案整理首先要保留案卷的形式，在此基礎(chǔ)上厘清卷內(nèi)的文件數(shù)量。經(jīng)整理的目錄同時(shí)需有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄就是文件級(jí)目錄。這種整理方式對(duì)于保存檔案原貌、進(jìn)行研究、撰寫(xiě)題名、開(kāi)展數(shù)字化工作等都具有重要的意義。

目前，對(duì)一些重要檔案的數(shù)量介紹，多是“余件”“多件”之類(lèi)的模糊表述。一些整理成果和出版品多將本為數(shù)件的檔案合并為一件，或?qū)⒈緸橐患�的檔案拆分為數(shù)件，其根源在于對(duì)“件”的內(nèi)涵不明確。何為“件”？即歸檔文件的數(shù)量單位，與我們說(shuō)的一份、兩份的“份”是一樣的，一件文件就是一個(gè)單份文件。在整理過(guò)程中，有些比較容易判定，譬如一份完整的詞訟狀、札文。但也會(huì)遇到一些比較復(fù)雜的情況，試舉幾例：例如《孔府檔案》第60卷“本府處理公務(wù)稿簿”保存了孔府在明萬(wàn)歷十八、十九兩年處理公務(wù)的文稿，按常規(guī)整理，一般統(tǒng)計(jì)為一冊(cè)（卷）而不再分件，但這樣處理的問(wèn)題在于：一是檢索不到這兩年孔府處理公務(wù)的數(shù)量與類(lèi)型；二是如果“件”的數(shù)量未知，以后數(shù)字化時(shí)還得重新處理。而去分件時(shí)，又會(huì)發(fā)現(xiàn)一張紙上抄錄有數(shù)個(gè)不同文種且不同時(shí)間的檔案（此現(xiàn)象在其他檔案中也常見(jiàn)），這與我們通常所看到的“單獨(dú)成頁(yè)”的情況完全不同。那么，究竟如何分件呢？筆者認(rèn)為，盡管在一頁(yè)紙上，當(dāng)以一個(gè)事由或內(nèi)容認(rèn)定為一件為妥，否則在撰寫(xiě)題名時(shí)也會(huì)糾纏不清。在出版時(shí)也應(yīng)切割為數(shù)件為佳。同時(shí)，需對(duì)稿簿下分件、同頁(yè)切割的情況添加“說(shuō)明性文字”，以反映檔案的原貌——其實(shí)，這里的“簿冊(cè)”與文件登記簿、魚(yú)鱗圖冊(cè)、歸戶冊(cè)一類(lèi)不同（參見(jiàn)《巴縣禮房接詞簿一冊(cè)》，《巴縣檔案》6—7—1716，宣統(tǒng)元年四月），冊(cè)內(nèi)每份材料相對(duì)獨(dú)立，相當(dāng)于“案卷”，只是古人采用了裝訂成冊(cè)的組織方式罷了；又如在《孔府檔案》中，同一內(nèi)容有草稿、定稿等形制，有人認(rèn)為草稿不具備法律憑證作用，只保留定稿就可，實(shí)則不然。因?yàn)閮?nèi)容雖一樣，但成文卻有先后之分，外觀特征也有較大差異（如草稿刪改多，字跡往往比較潦草，也無(wú)蓋章、畫(huà)行），而這恰是我們研究文書(shū)流轉(zhuǎn)的重要文獻(xiàn)，所以應(yīng)該完整保留，各為1件（這里，筆者不贊同《歸檔文件整理規(guī)則》〔DA/T22—2015〕所載“正本與定稿為一件”的規(guī)定）；再如，在《南部檔案》的整理過(guò)程中，我們也常會(huì)遇到一件訴訟狀上附作為證據(jù)的“粘單”，這件粘單如何處理呢？在筆者看來(lái)，粘單單獨(dú)計(jì)一件為好，否則其內(nèi)容就無(wú)法檢索。同時(shí)為體現(xiàn)其與訴訟狀的關(guān)聯(lián)性，將之標(biāo)注為訴訟狀的附件為佳。

其實(shí)，一個(gè)案卷“件”的數(shù)量統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確性還與當(dāng)初“案卷”的整理質(zhì)量有關(guān)。在檔案整理過(guò)程中，我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)卷面標(biāo)注的是某一案由，但里面裝的卻有與之不相關(guān)的兩個(gè)或多個(gè)不同的事件，或者一個(gè)案件散布在幾個(gè)卷宗里。遇到此類(lèi)“串卷”現(xiàn)象，在不能另編案卷號(hào)的前提下，以歸并為妥。對(duì)于不能歸并的，在此卷下另行排列，同時(shí)撰寫(xiě)說(shuō)明予以區(qū)分。比如明代《孔府檔案》第6卷“成化年間修刊孔氏宗譜（一）”與第7卷“成化年間修刊孔氏宗譜（二）”，先前的整理者整理為2卷2件，這是由于紙質(zhì)檔案整理時(shí)受每卷的厚度限制造成的�，F(xiàn)在統(tǒng)計(jì)時(shí)當(dāng)歸并為1卷1件；又如清代《南部檔案》第5-279卷，按卷面所寫(xiě)，檔案應(yīng)是“民人王朝忠等具告何中瑄等私設(shè)霸市一案”的相關(guān)內(nèi)容，但前4件檔案完全與此案無(wú)關(guān)。這4件若找不到所屬案卷，當(dāng)在此卷下單獨(dú)歸為一類(lèi)，添加題名。對(duì)于這些更改，都需在凡例中有明確的交代，并在調(diào)整卷中分別作說(shuō)明。如此等等，都需要我們?nèi)パ芯浚�并加以明確。

文件題名撰寫(xiě)基本要素須完備

題名的撰寫(xiě)是地方檔案整理最核心的工作，一般包括時(shí)間、責(zé)任者、事由、受文者、文種等5個(gè)要素。對(duì)于每個(gè)要素的內(nèi)涵與操作，國(guó)家出臺(tái)了相應(yīng)的指導(dǎo)性文件，如《明清檔案著錄細(xì)則》（DA/T8-94）、《明清檔案著錄文字使用規(guī)則》（試行本）、《明清檔案分類(lèi)表》（試行本）、《明清檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集操作辦法》（2016年發(fā)布）等，不過(guò)，實(shí)際整理出版過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題。

筆者以為，目前對(duì)具有一定規(guī)模的檔案的整理，都是團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)，人員多且流動(dòng)性強(qiáng)，對(duì)于題名的著錄，當(dāng)堅(jiān)持原則性，并適當(dāng)與靈活性相結(jié)合，否則提交的信息會(huì)因?yàn)椤皹?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一”而變得“花樣百出”。何謂原則性？簡(jiǎn)而言之，就是原生性，即檔案原文是什么，就抄寫(xiě)成什么，但是對(duì)于有的檔案卻不能一味這樣，需要靈活處理。

對(duì)于各要素的著錄，不同種類(lèi)的檔案差別很大，須逐一研討，方可得其要領(lǐng)，此處僅以整理過(guò)程中爭(zhēng)議較多的幾個(gè)問(wèn)題作點(diǎn)討論：首先，不是所有的題名著錄都需有前文所述5個(gè)要素。公文稿件類(lèi)的檔案，著錄格式可缺省受文者；對(duì)于具備行文對(duì)象的檔案，須加受文者項(xiàng)，但從文種名稱(chēng)可以得知受文者的，如詔令文書(shū)、上奏文書(shū)、告示、訟狀等，可以省略。其中對(duì)于受文者的連接詞，可照搬原文，或用行、呈、移�！靶小庇糜谙滦形�，“呈”用于上行文，“移”用于平行文�，F(xiàn)在很多題名不這樣處理，一律用“給”或“致”，就不是原汁原味了。對(duì)于檔簿、圖表、單、誥命、地契、清冊(cè)、花名冊(cè)、章冊(cè)、總冊(cè)、調(diào)查表一類(lèi)的檔案，采用“時(shí)間+內(nèi)容+文種”的格式就可。其次，對(duì)于責(zé)任者與受文者的著錄，一般摘錄檔案就可，不需要考證出全名、職務(wù)。若要求寫(xiě)全名、職務(wù)，團(tuán)隊(duì)最好先提供“查證表”，以便著錄者查閱（否則因著錄者個(gè)人的水平與精力，往往會(huì)出錯(cuò)），同時(shí)對(duì)于考證的部分標(biāo)注考證符號(hào)。再次，事由一項(xiàng)，遇到記載過(guò)于冗長(zhǎng)或簡(jiǎn)單的檔案，就不能完全照錄，應(yīng)適當(dāng)刪補(bǔ)，以反映出該件檔案的大致內(nèi)容。最后，檔案里往往會(huì)出現(xiàn)“一稿多用”的情況，這樣一件檔案里就會(huì)出現(xiàn)多個(gè)受文者，也可能因受文者級(jí)別的不同導(dǎo)致不同的文種，著錄格式可以采取“時(shí)間+責(zé)任者+事由+受文者1+文種、受文者2+文種”的形式。

原色影印出版

筆者曾在不同的場(chǎng)合多次強(qiáng)調(diào)，明清地方原始檔案作為一種寫(xiě)本文獻(xiàn)，不同于純粹的刻本文獻(xiàn)，其用紙有紅、白、黃、藍(lán)等顏色之分，書(shū)寫(xiě)有朱筆、墨筆之異，畫(huà)行、畫(huà)押、鈐印等都有相應(yīng)的程式與規(guī)章，相比黑白印制、點(diǎn)校出版，原色影印更佳（參見(jiàn)吳佩林：《地方檔案整理向何處去——基于清代地方檔案整理現(xiàn)狀的反思》，《光明日?qǐng)?bào)》2016年4月9日第11版）。但事實(shí)上，我們看到已出版的308冊(cè)《清代四川南部縣衙門(mén)檔案》、91冊(cè)《清代新疆檔案選輯》仍是黑白印制，這樣做的結(jié)果就是使得不少信息被遮蔽，大大降低了檔案的文物價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。

受條件限制，《巴縣檔案》《寶坻檔案》《冕寧檔案》《循化廳檔案》《南陵檔案》等地方檔案都以黑白縮微膠片制作�，F(xiàn)在若再出版，宜重新制作，以原色影印為佳。若考慮出版成本，至少應(yīng)使用灰度印刷。盡管不能反映紙張顏色，但能明顯區(qū)別墨筆和朱筆，并能反映出水漬蟲(chóng)蠹、皺褶破損、字跡濃淡等問(wèn)題，相比完全去底色的黑白印刷，保留了更多信息。

此外，考慮到紙幅有長(zhǎng)短高低之別，若不能原樣影印，可以采取附錄尺寸的方式解決。對(duì)于一些尺寸特別大的檔案，可以借鑒《孔子博物館藏孔府檔案匯編·明代卷》的做法，另附一冊(cè)，以拉圖、折頁(yè)等方式制作。

20世紀(jì)上半葉，對(duì)明清內(nèi)閣大庫(kù)和大內(nèi)檔案的整理歷經(jīng)曲折，也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)（如尊重檔案來(lái)源原則、保持歷史檔案的原貌、片紙只字不得廢棄等），出版的整理成果為學(xué)界提供了豐富的史料。遺憾的是，地方檔案整理并沒(méi)有充分汲取以往的寶貴經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，仍然存在一些亟待改進(jìn)之處。檔案是不可再生資源，如果不嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不及早糾偏，會(huì)造成大量的人力、物力和財(cái)力浪費(fèi)，應(yīng)該成立專(zhuān)門(mén)的指導(dǎo)委員會(huì)，結(jié)合先前的國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和當(dāng)今技術(shù)條件制定出一套符合地方檔案的行業(yè)規(guī)范或工作手冊(cè)，并加以指導(dǎo)，推廣好的經(jīng)驗(yàn)和做法。

（作者：吳佩林，系曲阜師范大學(xué)特聘教授，本文系國(guó)家社科基金重大項(xiàng)目“歷代孔府檔案文獻(xiàn)集成與研究及全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”〔13&ZD108〕階段性成果）